一、申购

申购分为两种，一种是内部申购单，由各个领料部门发起；一种是外部订货单，各个分店由内部申购单进行订货处理产生订货单，一部分自行采购的订货单可以直接给供货商发传真完成订货，一部分符合配送数据规范（与集团物品清单建立了对应关系）的物品订货单可以直接通过网络发送到配送中心。做为配送中心，能够通过网络接收各个分店的订货请求并进行后续送货处理。

1.         内部申购单

a)         单头信息包括：申购单号、日期、申购部门、操作员、完成标志

b)        明细信息包括：申购部门、申购单号、申购标识、物品编号、申购数量、订货数量、收货数量、完成标志。

c)        填写申购单的时候，只需要选择正确的日期、申购部门、输入所需物品的申购数量即可，订货数量和收货数量由后续的流程处理。

d)        填写申购单的时候，可以显示所需物品的当前存量、最新采购单价(S_Item.StartPrice该值会被入库单随时更新)、该部门该物品最近3次的订货数量和耗用数量(S_BillItem.ItemQty其中BillType=3,Dept2Code=Dept2Code,BillDate在给定日期区间内)做为参照。

e)         内部申购单修改删除：当申购单没有被处理的时候，可以进行修改删除；订货处理会将申购单状态设置为完成，这时候不能修改申购单，申购数量的变更直接在订货单中完成。

2.         外部订货单

a)         单头信息包括：分店标识、订货客户编号、订货单号、日期、操作员、完成标志

b)        明细信息包括：分店标识、订货单号、订货标识、集团物品编号、本地物品编号、订货数量、收货数量、完成标志。

c)        外部订货单为电子数据直接传送到配送中心，无需人工输入

d)        程序能够自动在科目表中查找匹配单头的分店标识的1131科目，更新订货客户编号，将来做为销售出库单进行保存，以产生应收账款；

e)         程序能够自动在物料明细表中查找对应集团物料编号的本地物品编号并进行转换，以便进行后续操作。

二、订货

填写内部申购单之后，下一个环节就是订货处理。订货处理环节仅用于内部申购单的后续处理。

1.         订货单单头包括：订货单号、日期、供货商、操作员、完成标志。每个供货商每天可以填写多张订货单。

2.         订货单明细信息包括：订货单号、申购标识、订货标识、物品编号、订货数量、订货单价、订货金额、收货数量、收货单价、收货金额、完成标志

3.         订货单的填写给出物品最近3次的采购单价做为参照，填写订货数量、单价和金额。可以定义每个供货商关于每个物品的采购协议价格，通过点击功能按钮能够读取该协议价格并保存到订货单的订货单价中。

4.         订货单每条明细信息均从申购明细中读取或者拆分，针对每条申购明细的完成情况，可以产生一条或者多条订货明细，这些订货明细记录具有各自不同的订货标识，但是对应相同的申购标识，用以处理一个部门的一种物品申购从多个供货商处进行订货的业务。

5.         申购明细经订货处理之后状态被设置为完成，即使订货数量没有达到申购数量。已经完成的申购明细将不能够修改或删除，申购数量的变更需要通知操作订货单的操作员进行订货数量的变更确认。

6.         订货单可以打印，以便发传真给相关供货商

7.         本地的物品明细可以设置与集团统一的物料编号的对应关系，如果订货单涉及的物品均建立了这种对应关系，则该订货单可以通过网络的方式直接发送到配送中心实现订货。发送到配送中心的订货单将增加如下信息：

a)         单头增加分店标识信息，以便配送中心接到订单之后进行销售客户的对应关系更新

b)        明细中将本地物品编号替换为集团物品编号，以便配送中心能够识别和转换物品编号为配送中心本地物品编号。

c)        订货单发送到配送中心之后，本地的订货单状态将设置为完成，不能够删除和修改，具体订货数量的变更或者取消，需要通过电话或传真等其他方式，通知配送中心的操作员直接修改配送中心的送货单来完成。

8.         订货单可以查询，未完成的订货单可以进行修改。

三、收货

各个供货商根据订货单送货上门之后，需要进行收货处理。收货处理环节是仅针对订货单的后续处理环节。该环节包括验货确认和收货入库两个部分。

1.         验货确认：该环节通过选择供货商及相关订货单进行货物的逐项验货处理，包括数量、质量等检查确认。

a)         数据处理上，需要调出该供货商关于该物品的订货单明细，产生收货明细。

b)        收货单单头信息包括：收货单号、日期、供货商、操作员、完成标志。每个供货商每天可以产生多张收货单。

c)        收货单明细信息包括：收货单号、订货标识、收货标识、物品编号、收货数量、收货单价、收货金额、完成标志、部门编号（该编号通过订货标识查找到申购标识，进而找到申购单，读取申购部门信息）。一条订货明细记录可能因为供货商送货批次的不同而产生一条或者多条收货明细记录。

d)        收货数量直接填写，收货单价直接从订货单中的订货单价读取，自动计算收货金额。

2.         收货入库：对于已经产生的每一张收货单，产生相关库存凭证

a)         采购入库：选择仓库，根据收货单日期和对应的供货商代码，产生一张验收入库单

b)        直购入库：

                         i.              根据收货单明细中的申购部门分组情况，将收货单拆分到部门

                       ii.              针对每个细分的申购部门，选择仓库，根据收货单日期和对应的供货商代码，产生验收入库单；同时产生该部门的领料单，建立直购单关联关系

c)        更新配送：如果是发送到配送中心的订货单，则除了在送货单上签署收货数量之外，还需要将收货数量的结果发送到配送中心，由配送中心读取该结果并更新送货单的收货数量，避免二次录入。

四、送货

送货处理环节仅用于配送中心。配送中心可以接收到各个分店可以通过网络发来订货单，也可以收到客户传真之后，直接进行外部订货单的录入。汇总各个客户发来的订货单之后，需要组织货源，制订价格并进行送货。

1.         外部订货单

a)         单头信息包括：分店标识、订货客户编号、订货单号、日期、操作员、完成标志。分店上传的外部订货单信息中没有订货客户编号，程序能够根据分店标识自动查找本地科目中对应的1131科目并更新订货客户编号；直接录入外部订货单信息时，可以自由选择1131订货客户，如果该客户有分店标识，则填写到单头；否则填写空分店标识。

b)        明细信息包括：分店标识、订货单号、订货标识、本地物品编号、集团物品编号、订货数量、订货单价、订货金额、收货数量、收货单价、收货金额。读取分店上传的外部订货单时，将根据集团物品编号自动对应转换为本地物品编号；直接录入外部订货单信息时，输入本地物品编号，程序自动查找集团物品编号并保存。

c)        可以针对不同的订货客户制订不同的协议价格，填写或者修改外部订货单时，可以读取协议价格更新到外部订货单中。

2.         送货单

a)         送货单单头信息包括：送货单号、日期、订货客户编号、供货商编号、操作员、完成标志。对于代为采购的物品，可以填写供货商编号，打印之后给供货商发传真，由供货商直接给订货客户送货，确认之后在后续的送货出库环节，除了产生销售出库单并产生应收账款之外，同时产生验收入库单，以生成应付账款。这样就可以适应零库存，即时代购代付的业务。

b)        送货单明细信息包括：送货单号、订货标识、本地物品编号、集团物品编号、订货数量、订货单价、订货金额、收货数量、收货单价、收货金额、完成标志

3.         送货确认：根据手工或电子回单，进行订货客户的收货数量和金额信息的确认。

a)         根据送货单的回单，审核并录入收货数量；对于单价或金额由变化的，修改单价或金额

b)        对于配送中心下辖分店，完成收货之后，会上传收货确认信息，程序可以自动读取并更新相应的送货单信息

c)        审核之后，更新送货单的审核标志。

4.         送货出库：已经审核完成的送货单，需要产生相关的出入库凭证，以最终完成送货处理。

a)         选择仓库，根据送货单单头的订货客户编号和日期，产生销售出库单。销售出库单明细中的单价和金额按照送货单的收货单价和收货金额为准。销售出库单将扣减库存并产生应收账款。

b)        如果送货单的单头有供货商信息，则同时产生验收入库单，并将其与销售出库单建立关联关系。验收入库单将增加库存并产生应付账款。